Wie gehe ich komplexe Aufträge zeitsparend und effektiv an?

Der Kunde hat Ihren Auftrag unterschrieben! Und jetzt?

Sie sind Freiberufler, Selbständiger, Berater, Unternehmer oder in einer vergleichbaren Position? Sie haben endlich alle Hürden überwunden:

  • Der Erstkontakt mit dem Kunden verlief positiv.
  • Sie konnten in den Vorgesprächen punkten.
  • Die Präsentation Ihrer Leistungen und Lösungen überzeugte den Kunden.
  • Sie haben alle Vertragsdetails geklärt und haben sich bei den Nachverhandlungen nicht ausziehen lassen.
  • Der Kunde hat unterschrieben!

Aber: Ihr Auftrag ist umfangreich und viele Punkte sind noch offen?

Nachdem die Sektkorken geknallt haben, stellt sich schnell der Alltag ein. Denn genau jetzt wissen die wenigsten, wie sie mit dieser komplexen Situation erfolgreich umgehen sollen. In diesem Artikel erhalten Antworten auf diese Fragen:

  1. Wie sieht typischer Weise die Anfangssituation beim Kunden aus?
  2. Was ist Ihr Erfolg?
  3. Wie gehen Sie Ihren neuen Auftrag nun an?
  4. Feind oder Freund - Wie wirken die wesentlichen Beteiligten?
  5. Wie managen Sie Ihren Kundenauftrag Tag für Tag erfolgreich?

Wie sieht typischer Weise die Anfangssituation beim Kunden aus?

Sie haben mit dem Kundenauftrag eine neue, komplexe Aufgabenstellung bekommen, die Sie außerordentlich herausfordert und es existieren viele neue und unbekannte Beteiligte mit unterschiedlichen Aufgaben, Rollen und  Befugnissen mit unklaren Machtstrukturen.

Oft hat der Auftrag für Sie und den Kunden eine hohe Bedeutung oder Sie haben eine Aufgabenstellung mit komplizierten Inhalten oder anspruchsvoller Technik, die Sie nicht vollständig inhaltlich beherrschen. Manchmal haben Sie für den Auftrag nicht die richtigen Mitarbeiter im Zugriff.

In vielen Fällen sind die Rahmenbedingungen und Zielvorstellungen herausfordernd und der Kunde macht Druck. Wenn dann auch noch schnelle Entscheidungen gefordert sind und die Lage sich oft ändert, dann herrschen schnell krisenhafte Erscheinungen bei Zeit, Inhalt, Risiken und anderen Themen.

Beispiel:

Sie sind Freiberufler im Bereich „Marketing und Vertrieb“  und haben den Auftrag erhalten, für ein größeres Unternehmen zusammen mit der internen Marketingabteilung die Präsenz der Firma in Facebook, Twitter und Co. zu entwerfen, umzusetzen und einzuführen. Sie haben in den ersten Tagen keine Ahnung, wo Sie jetzt als erstes ansetzen sollen.

Viele Selbständige und Unternehmer befinden sich temporär oder sogar dauerhaft beim Kunden in solchen Situationen, bei denen wenigstens ein Teil der Punkte mit „Ja“ beantwortet werden kann. Dadurch besteht die Gefahr des Misserfolges für Sie und für den Kunden. Es besteht aber auch eine große Chance, aus der Situation als Gewinner hervorzugehen.

Was ist Ihr Erfolg?

Die Frage ist nun: Wann sind Sie eigentlich in solchen komplexen Situationen erfolgreich? Wie definieren Sie Ihren Erfolg und den des Kunden? „Erfolg“ lässt sich nicht exakt definieren. Wenn Sie in der Literatur nach einer Definition suchen, werden Sie unzählige verschiedene Denkansätze und Beschreibungen finden.

Aus der praktischen Erfahrung hat sich folgende Definition als zielführend erwiesen: Erfolg ist das Erreichen der vereinbarten Ziele.

Das heißt, Sie müssen zuerst Ihre Ziele kennen und diese müssen mit dem Auftraggeber auch genauso vereinbart sein. Im Kundenauftrag ist im besten Fall sogar schon etwas zum Thema „Ziele“ beschrieben. Dies ist aber nur der erste Schritt.

Gehen Sie nun weiter: Erarbeiten Sie sich zu aller Erst Ihre persönlichen Ziele aus dem Kundenauftrag. Fragen Sie sich, ob Ihre Ziele definiert, fixiert klar und verständlich sind? Prüfen Sie, ob die wesentlichen Zielerichtungen von Ihnen so akzeptiert sind oder ob Sie bei einem Teil der Ziele vielleicht selbst ein Akzeptanzproblem haben? Sehen Sie eventuell Gemeinsamkeiten, Konflikte, Überschneidungen mit anderen Kunden oder Mitarbeitern? Stellen Sie sicher, dass Sie immer aktuellen Zugriff auf die Zieldokumentation haben. Untersuchen Sie zuletzt, ob Änderungen an den Zielen absehbar sind?

Erst wenn Sie sich anhand der Leitfragen die nötige Transparenz und Klarheit verschafft haben, sollte Sie den nächsten Schritt gehen. Gehen Sie auf den Auftraggeber zu und erarbeiten Sie gemeinsam seine Ziele. Stellen Sie offene Fragen: „Was sind die Ziele des Kunden?“,  „Wo gibt es vielleicht Abweichungen zum schriftlichen Auftrag?“ und „Wo gibt es mögliche Konflikte und Überschneidungen und wie lassen sich diese handhaben?“

Stellen Sie aber nicht nur Fragen nach möglichen Differenzen, sondern kommunizieren Sie ganz explizit die Gemeinsamkeiten im Zielbild. Machen Sie dadurch deutlich, dass Sie vereint in eine Richtung arbeiten.

Beispiel:

Sie haben sich als erste grobe Zielformulierung erarbeitet: „Der Bekanntheitsgrad des Unternehmens soll durch den Einsatz von „Social Media“ nachhaltig erhöht werden.“ Im Gespräch mit dem Arbeitgeber ergibt sich im ersten Gespräch unter anderem diese Ergänzung „…und die Außen-Bewertung des Unternehmens soll sich merklich verbessern“.

Wenn Sie dieses gemeinsam vereinbarte Zielbild zusammen mit dem Kunden erreichen, dann haben Sie und der Kunde Erfolg!

Wie gehen Sie Ihren neuen Auftrag nun an?

Bevor Sie an die eigentliche Auftragserfüllung angehen, müssen Sie sicherstellen, dass alle Rahmenbedingungen dafür vorhanden sind. In der Praxis hat sich herausgestellt, dass Sie bestimmte Themen beleuchten und bis zu einem gewissen Grad organisieren sollten, um die eingangs geschilderte Situation in klare Bahnen zu lenken.

Nachdem Sie bereits die Ziele mit dem Auftraggeber abgestimmt haben, sollten Sie sich über Ihre wichtigsten Aufgaben und Befugnisse – also Ihre Rolle - im Klaren werden.

Definieren Sie im Anschluss die wichtigsten Prozesse, die Sie wiederholt durchführen müssen und die Ergebnisse, die Sie dabei erzielen. Verschaffen Sie sich nun Klarheit darüber, mit wem und worüber Sie regelmäßig kommunizieren müssen.  

Erarbeiteten Sie sich eine Übersicht über die möglichen Risiken und bewerten Sie diese mit Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadengröße. Machen Sie sich Gedanken darüber, wie diese Risiken gemildert oder vermeiden werden könnten. Erst dann sollten Sie Ihre eigentliche Aufgabe in Zeit und Aufwand planen.

Wenn dies alles klar, verständlich und fixiert ist, können Sie sich einen Überblick über die eigentlichen Aufgabeninhalte verschaffen. Gehen sie dabei im ersten Schritt nicht zu sehr in die Tiefe, sondern entwickeln Sie ein „Big Picture“. Beachten Sie zur Abrundung noch, ob es Besonderheiten bei benötigten Kenntnissen zur Aufgabenerfüllung gibt.

Beispiel:
Sie haben Ihre Aufgaben und Befugnisse und zunächst auch die Rolle der internen Marketingabteilung beschrieben. Sie haben sich außerdem einen Fahrplan erarbeitet, welche Schritte Sie zur Auftragserfüllung durchführen müssen. Sie überlegen sich, wem Sie in welcher Form regelmäßig berichten. Darüber hinaus haben Sie analysiert und beschrieben, was alles schief gehen könnte und wie man das verhindern kann.


Sie sollten nun über alle wesentlichen Rahmenbedingungen Klarheit haben. Sie besitzen damit eine wesentliche Voraussetzung für Ihren Erfolg.

Feind oder Freund - Wie wirken die wesentlichen Beteiligten?

Nachdem Sie nun Klarheit haben, sollten Sie den nächsten Schritt gehen:

Sie benötigen einen Überblick darüber, wer in Ihrem Umfeld die wesentlichen Beteiligten („Stakeholder“) sind.

Meist sind die wesentlichen Beteiligten bereits in irgendeiner Form organisatorisch gruppiert bspw. in einem Control Board, Review Board, Lenkungsausschuss, Reflexionsgremium, Beirat, Arbeitsteams, o.ä. Es sollten in jedem Fall diejenigen Entscheider sein, die an der Entstehung Ihres Erfolgs einen wesentlichen Anteil haben oder die zu einem Misserfolg wesentlich beitragen könnten.

Als Anhaltspunkt sollen diese Kategorien dienen wie beispielsweise „Auftraggeber, Geschäftsführer, Linien- und Fachvorgesetzte, Andere Externe, Betriebsrat“.

Wenn Sie die wesentlichen Beteiligten gefunden haben, ist es wichtig, deren Wirkung zu analysieren. Versuchen Sie, für jeden Einzelnen die folgenden Dinge zu ermitteln:

  • Wie sind der Name und die Rolle der Person?     
  • Wie ist seine Machtposition?
  • Wünscht er mir Erfolg?    
  • Unterstützt er mich aktiv?    
  • Arbeitet er aktiv gegen mich?    
  • Hat er einen Nutzen durch mich?    
  • Hat er einen Schaden durch mich?    
  • Muss er informiert oder beteiligt werden?    
  • Zu wem steht er in Beziehung?


Beispiel:
Sie haben sich eine Liste aller Leitenden besorgt, die in irgendeiner Form mit dem Thema „Außenwirkung“ zu tun haben und haben deren Wirkung in einem offenen Gespräch mit dem Auftraggeber erfragt. Dabei haben Sie bereits einen Großteil Ihrer Fragen beantwortet bekommen. Die restlichen offenen Fragen erarbeiten Sie sich nach und nach.


Sie haben danach ein klares Bild darüber, wie Sie mit Ihrem Umfeld umgehen müssen, um erfolgreich zu sein.

Wie managen Sie Ihren Kundenauftrag Tag für Tag erfolgreich?

Der letzte Schritt besteht nun darin, dass Sie Ihr bisher erarbeitetes Bild der Ziele, Rollen, Prozesse, Ergebnisse, Kommunikation, Risiken, usw. mit den wesentlichen Beteiligten nach und nach besprechen.

Erarbeiten Sie in einem gemeinsamen Gespräch, ob beiden Seiten die Dinge klar und verständlich sind. Fragen Sie nach, ob das Thema so akzeptiert wird oder ob es Konflikte gibt. Ermitteln Sie Gemeinsamkeiten und Überschneidungen. Stellen Sie sicher, dass alles übersichtlich beschrieben und jederzeit nachlesbar ist. Vereinbaren Sie zusammen eine eindeutige Zuordnung von Verantwortung.

Gehen Sie diese Punkte erstmalig zum Start und dann in regelmäßigen Treffen mit den wesentlichen Beteiligten durch. Nur so erfahren sie von Veränderungen und Tendenzen.

Beispiel:
Sie laden jeden einzelnen der Leitenden eines Arbeitsgebietes mit Außenwirkung in einem Ersttermin ein. Sie stellen kurz vor, was Sie bisher an Rahmenbedingungen erarbeitet und mit dem Auftraggeber vereinbart haben und erfragen die Sicht Ihres Gesprächspartners. Sie schaffen dabei Transparenz und versuchen Akzeptanz für Ihr Vorgehen zu erhalten. Bei Gemeinsamkeiten und Überschneidungen vereinbaren Sie Zusammenarbeit und bei Konflikten versuchen Sie einen Kompromiss herzustellen.


Sie erhalten durch diese Vorgehensweise einen engen Bezug zu den wesentlichen Beteiligten in Ihrem Umfeld und erarbeiten sich eine Basis der vertrauensvollen Zusammenarbeit.

Die wichtigsten Punkte abschließend nochmal kurz im Überblick
Beginnen Sie nicht sofort mit der Umsetzung des Auftrags, sondern schaffen Sie sich die Rahmenbedingungen.

  1. Erfolg ist das Erreichen der vereinbarten Ziele: Definieren Sie Ihre Ziele und schaffen Sie Transparenz und Akzeptanz im Gespräch mit dem Auftraggeber.
  2. Erarbeiten Sie sich ein Bild Ihrer Rollen, Prozesse, Ergebnisse, Kommunikation, Risiken, usw.
  3. Finden Sie die wesentlichen Beteiligten und analysieren Sie deren Wirkung.
  4. Stimmen Sie Ihre Rahmenbedingungen mit den wesentlichen Beteiligten Schritt für Schritt ab und bleiben Sie dauerhaft am Ball.

Autor

Andreas Schwarz

 

Dreiherrenstein 4-o
65207 Wiesbaden

E-Mail: info@phalinza.de
Internet: www.phalinza.de
Internet: www.management-onlineberatung.de


Werbung
Tagcloud

Mensch Management Messung Methode Prozess Netzwerk Wettbewerb HRM Entscheidung Lernen Kommunikation Verhalten Image Führung Wissensmanagement Kundenzufriedenheit Kunden Kundenbindung Personal Marketing Konkurrenz Potenzial Zukunft Erfolg High Potentials Internet Mitarbeiter social network Akzeptanz Planung Social Media IT Organisation Kultur Strategie Medien Projekt Organisationsentwicklung Macht Veränderung Beratung Präsentation Führungstipps Emotion Markt Netzwerksicherheit Trend E- Psychologie Mentoring Nachhaltigkeit Orientierung Bewerberauswahl Information Konflikt Instrument Marke intrnational Manager Grundsätze Verkäufer System Qualitätsmanagement Community Finanzierung Assessment Motivation Führungskraft Vertrieb Team Umwelt Unternehmen Veränderungsprozess Produkt Kundenloyalität Widerstand Qualität Vision Ablauf Mitarbeiterzufriedenheit Value Commitment ILTIS Zielvereinbarung Kulturkompetenz Verbraucher Regeln CSR Wandel Outsourcing Service Recruiting Ideen Kompetenz CRM Intuition Touchpoint Modell Mitarbeitermotivation Produktion Navigation Profit Werte Demographie Innovation E-Mail Change-Management Kreativität Unternehmenskultur Krise Kennzahlen Verwaltung Gehirntraining Strategieverwirklichung Projekt Office Loyalitätsmarketing IT-Trend Controlling Leadership Ziele Wachstum Mitarbeiterbindung Risiko Kundenrückgewinnung Führungsstil Mitarbeitergespräch Anwenderbetreuung Altersstruktur Literatur Change Management Souveränität Management by Unternehmenskommunikation Kommunalberatung Authentizität Potenzialentwicklung Prioritäten Börse CMS IT-Infrastruktur Kommune Knigge Kündigung Zielgruppe Karriere Charisma Ethik Telefonie Intelligenz Coaching Empfehlungsmarketing Burn-Out Erfahrungswissen Markterfolg Checkliste Projektmanagement Mitarbeiterbefragung Akquise Corporate Resilienz Science of Happiness at Work Leistung Bürgermeister Weiterbildung Event Moderation Datenschutz Dynamic Experience Energie Verhandlung Training Kommunikationsmodell Visualisieren Anforderungsprofil Diversity Mobile Erreichbarkeit Mediation Mobile Marketing Navigationsinstrument Verwaltung Literatur Vertrieb Hörbuch Business-Ettikette Research

Werbung
Werbung