Projekt Office - Der zuverlässige Motor im Projekt
Kein Unternehmen kann es sich heute noch leisten, einmal ins Rollen gebrachte strategische Projekte, wie z.B. CRM, E-Learning, Qualitäts-, Werttreiber- oder Wissensmanagement, einfach im Sande verlaufen zu lassen.
Doch wie lässt sich ein Projekt kontinuierlich am Laufen halten?
Beauftragen Sie ein Projekt Office als Motor für Ihr Projekt. Das bringt u.a. folgenden Nutzen: schnellere Umsetzung, geringere Kosten, höhere Qualität, Prozesssicherheit, konsequente und nachhaltige Projektunterstützung.
So können Sie in der Praxis vorgehen:
Auftrag des Projekt Office definieren und Entscheider überzeugen:
- Legen Sie die Zeiten und Wege der Erreichbarkeit des Projekt Office - physisch, per Telefon, Anrufbeantworter, Fax und E-Mail oder virtueller Projektplattform - fest.
- Klären und dokumentieren Sie beispielsweise mit einer Projektsimulation Verantwortlichkeiten und Projektauftrag.
- Definieren Sie die Aufgaben, wie z.B. Vorlagen erstellen, Ressourcen und Termine des Projekts planen, Statusberichte und Entscheidungsvorlagen vorbereiten, Regelkommunikation vor- und nachbereiten, Vereinbarungen und Entscheidungen dokumentieren, effizientes Aufgabencontrolling sicherstellen, Wissensmanagement über Papierdokumente und abgelegte Dateien aufbauen.
- Überzeugen Sie die Entscheider von Notwendigkeit und Nutzen eines Projekt Office. Fordern Sie hierzu eine detailliertere Entscheidungsvorlage bei dialog@4managers.de an.
- Wählen Sie einen externen oder internen Dienstleister aus und beauftragen Sie diesen mit der Durchführung der definierten Aufgaben.
Projekt Office einrichten und durchführen:
- Richten Sie als Projektleiter das Projekt Office in einem Raum in Ihrer Nähe ein, um die Entscheidungswege kurz zu halten.
- Sorgen Sie für die Bekanntheit des Projekt Office: z.B. auf der letzten Seite jeder Projektpräsentation, in der E-Mail-Signatur oder mittels Eröffnungsfeier.
- Planen Sie Quick-Wins - z.B. Schulung der Projektbeteiligten über die zukünftigen Delegationsmöglichkeiten - ein. Dadurch wird das Projekt Office schneller bei allen Projektbeteiligten akzeptiert und genutzt.
- Nutzen Sie das Projekt Office als Kommunikationsplattform. So erfahren Sie frühzeitig, was sonst zuerst im Besprechungsraum F oder K (Flur oder Küche) besprochen wird.
- Delegieren Sie so viele Aufgaben wie möglich an das Projekt Office und konzentrieren Sie sich auf die wirklichen Herausforderungen im Projekt: entscheiden und steuern. Erst dann kommt die gesamte Kraft des Motors auf die Straße.
Autor
Kai von der Ohe
ILTIS GmbH
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E-Mail: kai.von.der.ohe@iltis.de
Weitere Informationen
Fordern Sie die Checkliste zur Einrichtung eines Projekt Office bei dialog@4managers.de an.
Wenn Sie noch Fragen zum Projekt Office haben, dann wenden Sie sich an Kai von der Ohe, ILTIS GmbH. Zu erreichen unter dialog@4managers.de