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Mitarbeitergespräche 2.0

Die eigene Leistung reflektieren

Die regelmäßige Durchführung von Mitarbeitergesprächen ist für die meisten Arbeitnehmer nichts Neues. Neu sind die Technologien, die heute dabei zum Einsatz kommen und die damit verbundene Möglichkeit des aktiven Mitwirkens der Mitarbeiter.

Der Mitarbeiter wird heute nicht mehr nur von seinem Vorgesetzten (top down) bewertet, sondern setzt sich selbst aktiv mit seiner Leistung für den zurückliegenden Beurteilungszeitraum und seiner Persönlichkeit auseinander.

Dieses Mitwirken schafft einen hohen Nutzen für das Unternehmen: Zufriedenheit, Commitment und erhöhte Leistungsbereitschaft.

Das regelmäßig eingesetzte, so genannte Mitarbeiterjahresgespräch findet mindestens einmal pro Jahr zwischen dem Mitarbeiter und dessen direktem Vorgesetzten statt. Es ist ein wichtiges Instrument für die Personalentwicklung und Personalführung.

Das Mitarbeiterjahresgespräch erfolgt nach vorheriger Terminvereinbarung unter vier Augen. Die Dokumentation des Gesprächs erfolgt schriftlich und wird in der Personalakte archiviert.

Als zeitlicher Rahmen für das Mitarbeitergespräch sollte eine gute Stunde veranschlagt werden. In ungestörter Atmosphäre wird vertrauensvoll und offen über alle relevanten Themen im Beurteilungszeitraum gesprochen. Auch konstruktive Kritik kann im Rahmen des Gesprächs angebracht werden.

Das regelmäßige Mitarbeitergespräch fördert die Zufriedenheit und Motivation der Arbeitnehmer, verbessert die Zusammenarbeit und legt den Grundstein für eine Feedbackkultur im Unternehmen. Das Entwicklungspotenzial des Einzelnen kann durch die geregelte Auseinandersetzung und die „Nähe zum Mitarbeiter“ voll ausgeschöpft werden, das Humankapital im Unternehmen wächst. Auch der Vorgesetzte ist durch die regelmäßigen Gespräche daran erinnert, seine Führungsverantwortung verstärkt wahrzunehmen.

Neue Technologien

Für die Vorgesetzten, die viele unterstellte Mitarbeiter bewerten, begann bis dato die „Zettelwirtschaft“ schon bei der Verteilung der Papierfragebögen an die Mitarbeiter. Jeder darf sich nur einmal bewerten und daher auch nur einen Bogen erhalten. Nach dem Einsammeln der ausgefüllten Fragebögen müssen die Selbst- und Fremdbewertungspaare wieder gebildet werden.

Dann kommt Excel zum Einsatz, der Vorgesetzte gibt die Antwortwerte manuell in eine Excelliste ein. Im anschließenden Gespräch werden mehrere Seiten Papier nebeneinander auf den Tisch gelegt, Frage für Frage wird abgeglichen.

Wesentlich leichter hat es der Vorgesetzte mit webbasierter Softwareunterstützung. Jeder Vorgesetzte erhält ein Login zu seiner persönlichen Anwenderoberfläche. Diese enthält eine Aufstellung aller Mitarbeiter, die er für den aktuellen Beurteilungszeitraum bewertet.

Nach Vereinbarung der Gesprächstermine kann er mit wenigen Klicks die Fragebögen an sich und den jeweiligen Mitarbeiter versenden. Beide füllen den Online-Fragebogen in wenigen Minuten am PC aus. Ein Mehrfachausfüllen ist nicht möglich.

Der Mitarbeiter bewertet sich selbst, der Vorgesetzte bewertet den Mitarbeiter anhand der gleichen Fragen. Sobald Fremd- und Selbstbewertung ausgefüllt wurden, errechnet die Software die Ergebnisse und erstellt einen Bericht im PDF Format. Der fertige Bericht wird in der Übersicht eingeblendet, so dass der Vorgesetzte auf einen Blick erkennt, welche Bewertungen noch ausstehen. Die PDF-Berichte kann er abspeichern, oder direkt ausdrucken.

Der Bericht dient dem Vorgesetzten zur Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch. Die Abweichung von Fremd- und Selbstbild signalisiert ihm Stärken und Entwicklungspotenziale des Mitarbeiters. Die Ergebnisse werden später im Gespräch gemeinsam besprochen, individuelle Ziele für den Mitarbeiter vereinbart.

Nach dem erfolgten Gespräch hat der Vorgesetze die Möglichkeit den Fragebogen zu editieren und Anmerkungen zu einzelnen Fragen vorzunehmen, oder neu gewonnene Erkenntnisse aus dem Gespräch festzuhalten. Erst dann wird der Bericht in der Personalakte archiviert.

Die Vorteile der Gegenüberstellung der beiden Beurteilungsperspektiven werden bereits von Unternehmen per Papierfragebogen genutzt. Diese Prozesse sind allerdings durch das manuelle Übertragen von Antwortwerten fehleranfällig, zeitintensiv und binden damit kostspielige Ressourcen. Online Technologien verschlanken diese Prozesse, erhöhen die Qualität des Outputs, indem sie beispielsweise in Sekunden hochwertige Mitarbeiterberichte erstellen und senken die Kosten. Die Führungskräfte haben weniger Aufwand und erhalten zeitnah aufbereitete Informationen.

Autorin

Claudia Conrads

Information Factory Deutschland GmbH
Nordostpark 100 A

D-90411 Nürnberg

 

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