Facility Management

Gebäudeverwaltung im neuen Kleid

"Ineffizientes Betreiben und Verwalten von Facilities im Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung verursachen hohe Kosten und binden erhebliche Ressourcen."
Deutscher Verband für Facility Management e.V.

Facility Management (FM) ist in Deutschland nicht neu. Jedoch ist diese Methode für die einen immer noch "eine neumodische Bezeichnung für das was wir schon lange tun" z. Bsp. Hausmeister, Instandhalter, Gebäudereiniger usw. für die anderen ein Reputationsbegriff. Tatsächlich aber ist FM eine unternehmerische Aufgabe im gesamten Lebenszyklus der Facilities, die höchste Ansprüche an die Managementqualitäten der Führungskräfte stellt.

Ein Umdenken des Managements hinsichtlich dieser Faktoren ist auch im Bereich der Facilities notwendig geworden. Und aus der klassischen Gebäudeverwaltung hat sich ein neuer Ansatz des Immobilienmanagements entwickelt, so dass die FM-Methode auch in Deutschland immer weiter an Akzeptanz gewinnt.

Folien Download, PDF 90 kB »

In den 50er Jahren ...

... kam der Ansatz des FM erstmals auf. Ende der 70er setzen die Amerikaner die Idee des Möbelherstellers Hermann Miller kontinuierlich fort und entwickelten diese weiter.

1979 wurde das Facility Management Institut durch Dave Armstrong in Ann Arbor, Michigan (USA) gegründet. Verschiedene Spezialisten unterschiedlicher Fachrichtungen untersuchen, ob die Gebäude, in denen Menschen arbeiten, wirklich den Arbeitsprozess beeinflussen oder nicht.

Aus den Bürolandschaften, die zur Verbesserung der Produktivitätssteigerung geschaffen wurden, definierten die Amerikaner FM als die Praxis, den physischen Arbeitsplatz mit den Menschen und mit der Arbeit der Organisation zu koordinieren. FM integriert dabei die Grundlagen der wirtschaftlichen Betriebsführung, der Architektur und der Verhaltens- und Ingenieurswissenschaften (Amerikanische Definition, United States Libary of Congress 1988).

GEFMA, Deutscher Verband für FM interpretiert FM so: "Facility Management ist die Betrachtung, Analyse und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um ein Gebäude oder bauliches Objekt". (GEFMA Definition Richtlinie 100, Bonn 1990)

Die Entwicklung in Deutschland

Mitte der 80er Jahre wurde FM in Europa eingeführt. Die Entwicklung in Deutschland folgt der internationalen Entwicklung schrittweise und FM gewinnt immer mehr an Bedeutung: "Das gesamte Leistungsvolumen beträgt ca. 59 Milliarden Euro. Davon erreicht das externe, bereits outgesourcte Marktvolumen insgesamt 27 Milliarden Euro. Das integrierte, gebündelte FM hat mit 8 - 10 % des externen Marktvolumens eine Größenordnung von 2,5 Mrd Euro (FM in Deutschland Status und Perspektiven - Marktstruktur 2000, Helbling Management Consulting, München, in Zusammenarbeit mit GEFMA)" Studie Helbling Management Consulting, München und der GEFMA.

Folien Download, PDF 90 kB »

Was verbindet man mit FM?

Facility Management betrachtet alle kostenrelevanten Aspekte eines Gebäudes, eines baulichen Objekts oder eine im Unternehmen erbrachte Leistung, die nicht zum Kerngeschäft gehört. FM bedeutet professionelle Gebäudebewirtschaftung, von der Konzeption bis letztendlich zum Abriss eines Gebäudes: also den gesamten Lebenszyklus.
Man unterscheidet dabei in:

  • Technisches Gebäudemanagement reduziert Wartungskosten durch Kontrolle der Lage und Wartungsfristen von Anlagen,
  • kaufmännisches Gebäudemanagement zur Feststellung der entstehenden Kosten und Abrechnungsverfahren,
  • infrastrukturelles Gebäudemanagement: dazu zählen Flächenmanagement, Raumkapazitäten und Raumbelegung.

Typische FM-Aufgaben sind unter anderem Eigentumsverwaltung, Raum-/Flächenplanung, Materialverwaltung, Instandhaltung, Projektierung und Budgetierung.

Jedoch im Gegensatz zur klassischen Gebäudeverwaltung geht FM strategisch und vorausschauend vor, weg von der rein administrativen Verwaltung von Gebäuden. Leistungen oder Dienste werden dann realisiert, wenn sowohl Bedarf als auch Budget vorhanden ist, nicht wie in der herkömmlichen Gebäudewirtschaft pauschal und nur dann, wenn es unbedingt erforderlich ist. Das führt dazu, dass Kosten transparent bleiben.

Modernes FM lebt durch die ganzheitliche Betrachtungsweise, d.h. bei baulichen Anlagen von der Planung bis hin zum Abriss. Dies verlangt in der Folge ein umfassendes betriebswirtschaftliches Know-How und auch innovatives Denken und Vorgehen.

Geht man davon aus, dass Abteilungen oder Organisationseinheiten übergreifend zusammen arbeiten sollten. Menschen, deren Fähigkeiten und natürlich auch Sachmittel optimal eingesetzt werden sollten, hat dies zur Folge, das eine enge organisatorische Abstimmung mit anderen Aktivitäten des Unternehmens stattfinden muss. Deshalb ist FM als Managementaufgabe aufgehängt und vor allem auch immer im Gesamtzusammenhang der Unternehmensführung zu betrachten.

Folien Download, PDF 90 kB »

FM - eine ganzheitliche Betrachtungsweise

"Facility Management ist die Gesamtheit aller Leistungen zur optimalen Nutzung der betrieblichen Infrastruktur auf der Grundlage einer ganzheitlichen Strategie. " (VDMA Definition, Berlin 1996).

Vermeidet man schon in der Anfangsphase Fehler in der Konzeption und Planung eines Gebäudes, kann man daraus entstehende Folgekosten umgehen. Dies verlangt eine enge Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten zum Beispiel Architekten, Ingenieuren oder technischen Planern.
Eine Entscheidungen hinsichtlich der Gestaltung "Wie soll das Gebäude aussehen?" beeinflusst spätere Instandhaltungs- und Wartungskosten. Dies zu bewerten und zu koordinieren, ist unter anderem Aufgabe des Facility Managers.

In der Realisierungsphase, dem Bau der Anlage, geht es darum, sowohl die einzelnen Arbeitsschritte zu überwachen und zu dokumentieren als auch die Bautätigkeiten an sich zu bewerten. Darunter fallen unter anderem das Einrichten der baulichen Anlage, die Gestaltung der Arbeitsplätze, die Raum- und Flächenplanung als auch die Umsetzung der technischen Anlagen.
Die Methode des Facility Management greift aber vor allem in der Nutzungszeit, im "laufenden Betrieb" des Gebäudes. Neben der Dokumentation und Erfassung von Bewirtschaftungsdaten, die später zu einer Analyse der Kostensituation herangezogen werden, ist das Gebäudemanagement weitere Aufgabe des Facility Managers in dieser Phase.

Gebäudemanagement umfasst neben technischen und kaufmännischen Leistungen wie das Einholen von Angeboten, Vertragsverhandlungen oder Flächenplanung auch die Betreuung aller Dienstleistungen rund um die bauliche Anlage. Dazu gehören Brandschutz, Hausmeisterdienste, Reinigungsdienste etc.

Ziel ist es, die optimale Nutzung und Rentabilität des Gebäudes in dieser Phase zu erreichen.
In der Abrissphase eines Gebäudes tauchen unter anderem Fragen der Beseitigung von Materialien auf. Die Abwägung wie entsorgt oder recycelt wird, hängt wiederum von den Kosten ab. Dies zu bewerten und letztendlich zu entscheiden, welche Alternative die kostengünstigste ist und in Frage kommt, ist ebenfalls Aufgabe des Facility Managers.

Folien Download, PDF 90 kB »

Der Facility Manager

Der Facility Manger versteht sich als Dienstleister und/oder Consulter für Eigentümer und Nutzer der Facilities. Der F-Manager benötigt ein breites Spektrum an Kenntnissen und Wissen zum Beispiel in Bezug auf

  • Führungsqualitäten,
  • Anlagenplanung und Anlagenbetrieb,
  • Beherrschen von Managementmethoden,
  • rechtliche Grundlagen, insbesondere bei der Gestaltung von Liefer- und Leistungsbeziehungen.

Nach dem Selbstverständnis der Verbände verantwortet der Facility Manager die Entwicklung und Pflege der integrierten Datenbasis der Facilities, welche eine wichtige Grundlage für die bedarfsgerechte Erfüllung der FM-Leitungsvorgaben darstellt. Er setzt somit die primär objektbezogenen Daten in ein prozessorientiertes Managementinformationssystem um.

.... im Planungsprozess

Die den Planungsprozess begleitenden Facility Manager werden mit Leistungen wie

  • nutzungsorientierte Wirtschaftlichkeitsberechnungen,
  • Bewertung der Planungsergebnisse hinsichtlich späterer Nutzungskosten und deren Reduktion,
  • Simulation von Nutzungsszenarien an virtuellen Facilities (Gebäude, Anlagen,...),
  • Erarbeitung von Betreiberkonzepten sowie von Objektdokumentationssystemen oder
  • als Schnittstelle zwischen Architekt und technischen Planern.

einen wesentlich Beitrag zur Steigerung der Effektivität der Planungsergebnisse leisten.

... in der Erstellungsphase / Bau

überwacht und prüft der Facility Manager

  • die Raum-/Belegungsplanung,
  • die Dokumentation des "Baus",
  • die Pläne und Installation der technischen Gebäudeausstattung sowie
  • die Gestaltung der Arbeitsplätze.

... während der Nutzung

  • Dokumentation
  • Analyse der Kosten
  • Umsetzung der primär objektbezogenen Daten in ein prozessorientiertes Managementinformationssystem

... in der Abrissphase

  • Wie kann der Bau möglichst kostengünstig "entfernt" werden inkl. der Frage nach Recycling und Entsorgung.

Ein Facility Manager ist dann erfolgreich, wenn diese Dienstleistungskultur, die sich an den Kundenbedürfnissen und am Kundennutzen orientiert, realisiert wird.

FM und Outsourcing

Kostensenkung und gelebtes Qualitäts- und Umweltmanagement sind Leistungsprämissen der FM-Organisation. Dies bedeutet gleichzeitig die Bewältigung vielfältiger sozialer und technischer Herausforderungen durch die Führungskräfte im FM. Dazu zählt auch die Beherrschung der Outsourcing-Prozesse einschl. der damit verbundenen arbeitsrechtlichen Problemstellungen.

Outsourcing im Facility Management bedeutet die Auslagerung oder Fremdvergabe von bestimmten Leistungen. Und zwar die Vergabe von operativen Prozessen und nicht die Vergabe von strategischen FM-Prozessen, da diese direkt aus der Unternehmensstrategie abgeleitet werden.

Das Total Outsourcing, also die vollständige Vergabe der Gebäude- und Verwaltungsdienstleistungen an einen externen Anbieter, ist der am weitesten gehende Schritt in der Reduzierung der Leistungstiefe.
Es handelt sich bei FM um mehr als ein Zusammenstellen von Einzelleistungen zu einem Komplettpaket. Und um Schnittstellen gering zu halten, ist die Auslagerung an einen Anbieter sinnvoll. Dieser tritt wiederum als Koordinator von Einzelprozessen auf. Ein ganzheitliches FM-Konzept anzubieten, gelingt nur wenigen und dies zeichnet einen qualitativ guten FM-Anbieter aus.
Entscheidende Voraussetzung für die Fremdvergabe von Facility Management-Diensten ist das Vorhandensein eines Marktangebots für diese Leistung. Dieses hat sich erst in den letzten Jahren entwickelt. Die Vorteile eines Total Outsourcing liegen besonders in folgenden Punkten:

  • Trennung von Nicht-Kerngeschäft hat Signalwirkung,
  • Entlastung des Managements,
  • hohe Kosteneffizienz.

Auf der anderen Seite gilt es jedoch auch die Nachteile genau zu bedenken:

  • Know-how-Verlust,
  • Langfristige Bindung,
  • hoher Controlling-Aufwand der externen Leistungen.

Als mögliche Vergabeformen eines Total Outsourcing kommen in Betracht:

  • General Contracting / Single Sourcing
    Ein Zulieferer als Alleinverantwortlicher für die Bereitstellung aller Facility Management-Dienste.
  • Multiple Sourcing
    Die Dienste werden je nach Anforderung an unterschiedliche Anbieter vergeben.
  • Management-buy-out
    Dabei scheiden einige oder alle im Facility Managment Beschäftigte aus dem Unternehmen aus, gründen ein eigenes Unternehmen und erhalten den Auftrag zur Leistungserbringung von einigen oder allen entsprechenden Diensten.

Zusammenspiel mit anderen Methoden

FM bedient sich verschiedener Management-Methoden. Und auch hier kommt es auf das Zusammenspiel an, um Erfolge zu erzielen.
Eine Möglichkeit der Optimierung von FM ist Benchmarking. Im Vergleich mit anderen Unternehmen und deren FM-Kosten wird ersichtlich, wo mögliche Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten im eigenen Unternehmen liegen.

Eine besondere Methode des FM ist die Dokumentation via CAFM: Computer Aided Facility Management. Mit diesem System werden Daten und Informationen bereitgestellt und können gezielt abgerufen und verarbeitet werden. In der Betreuung zum Beispiel eines Gebäudes werden innerhalb des Lebenszyklus viele verschiedene Aufgaben an FM gestellt. Mit Hilfe von CAFM erhalten alle Beteiligten einen gleichen Informationsstand und gleichzeitig entsteht ein hohes Einsparungspotenzial durch Vermeidung von Fehlern.

Die zunehmende Bedeutung von FM zeigt auch, dass der Beruf des Certified Facility Managers (CFM) etabliert wird. Themen wie Planung und Projekt Management, Corporate Real Estate [CRE], Qualitätsprüfung und Entwicklung, Mensch und Umwelt, Facility Funktionen, Instandhaltung und Wartung, Finanzen sowie Kommunikation münden schließlich in einem Examen als Abschluss.

Im Sinne des Facility Managements verwaltet das Asset Management Inventar sowohl im physikalischen als auch im betriebswirtschaftlichen Sinne. Informationen zu den verschiedenen Garantiezeiten werden erfragt und erlauben deren Einsatz zur Kostenreduzierung. Zusätzlich werden Lizenzen dokumentiert und mit der tatsächlichen Nutzung verglichen. Dienstleistungs- und Wartungsverträge mit Drittunternehmen werden zusammen mit den entsprechenden Aktivposten festgehalten.

Trends im FM-Markt

  • Entwicklung der IT-Technologie
    Erst mit der "Dokumentation der Wahrheit" über die Facilities lassen sich wesentliche Einsparpotenziale im Anlagenbetrieb erschließen. Die Entwicklung der IT-Technologien fördert die kostengünstige Erarbeitung der Grundlagen für den FM-Prozess.
  • Steigerung der Effektivität
    Wird der FM-Manager frühzeitig in den Prozess der Planung und Realisierung integriert, können die Wünsche des Betreibers einbezogen werden. Reklamationen, Umbauten etc. können eingeschränkt werden.
  • Wachsender Automatisierungsgrad
    Der wachsende Automatisierungsgrad der Gebäude bis hin zur künstlichen Intelligenz" verlangt nach Servicekonzepten, die dem Nutzer helfen, die den Facilities innewohnenden baulichen und technischen Möglichkeiten zu erschließen.
  • Integration der Interessen
    Interessen der Eigentümer, Nutzer und Betreiber werden durch integriertes FM berücksichtigt.

Mehr zu den Trends unter: "Quo Vadis Facility Management?" Ein Expertenbeitrag von Prof. Dr.-Ing. Dietrich Reiblich.

Links und Literatur

Verwandte Themen
Werbung
Tagcloud

Veränderung Internet Konkurrenz Ethik Instrument Produkt Wettbewerb Mobile Marketing Kommunikation Führung Produktion Markt Kunden Organisation Grundsätze Vertrieb Marketing Strategie Emotion Konflikt Markterfolg Entscheidung Value Ziele Finanzierung Profit System Zukunft Verhalten Marke Ideen Demographie Lernen Orientierung Präsentation Planung Wandel Akzeptanz social network Kreativität Organisationsentwicklung Potenzial Verkäufer Mitarbeiter Change-Management Projektmanagement Führungstipps Commitment Kundenzufriedenheit Macht Management Messung Recruiting Controlling Kompetenz Methode Leadership Coaching Zielgruppe Unternehmen Mensch Verhandlung Krise Beratung Loyalitätsmarketing Motivation Mobile Erreichbarkeit Kommunikationsmodell Netzwerk Unternehmenskultur Personal Karriere Wissensmanagement Outsourcing Information Psychologie Bewerberauswahl Manager CRM Touchpoint Navigationsinstrument Qualitätsmanagement Trend Innovation Erfolg Prozess Mitarbeitermotivation IT Qualität Ablauf Vision Image Navigation Projekt Office Community Mentoring E- Kundenloyalität HRM Empfehlungsmarketing Führungskraft Wachstum Social Media Kennzahlen High Potentials Kultur Kundenbindung Netzwerksicherheit Modell Team ILTIS Event Strategieverwirklichung Nachhaltigkeit Service Projekt Checkliste Unternehmenskommunikation Mitarbeitergespräch Risiko Börse IT-Trend Intelligenz intrnational Werte Zielvereinbarung Potenzialentwicklung Intuition Authentizität Medien Mitarbeiterzufriedenheit Research Telefonie Veränderungsprozess Regeln Diversity Erfahrungswissen Datenschutz Altersstruktur Kundenrückgewinnung Anwenderbetreuung Hörbuch CSR Mitarbeiterbindung Energie Corporate Verbraucher Science of Happiness at Work Souveränität Prioritäten Assessment Führungsstil Management by Charisma Leistung Widerstand Mitarbeiterbefragung Business-Ettikette Mediation Kulturkompetenz Umwelt Knigge Kündigung Training Dynamic Experience Anforderungsprofil Weiterbildung E-Mail Gehirntraining CMS Akquise Literatur Vertrieb Literatur Change Management Resilienz Burn-Out IT-Infrastruktur

Werbung