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Best Practice Sharing
Warum das Rad zwei Mal erfinden?
"When executives search for ways to cut costs, they often overlook what their employees already know. Best Practice Sharing keeps the company's head above water and positions it to leap forward when the market turns."
Chris Bogan, CEO von Best Practices, LLC, einem führenden Anbieter von Wissensmanagement-Lösungen
Best Practice Sharing (BPS) ist der Grundgedanke jedes Benchmarking: eine Best Practice, die bei einem Konkurrenten, bei eigenen Mitarbeitern oder branchenfremden Organisationen gefunden wurde, soll im eigenen Unternehmen eingesetzt werden. Das setzt die Bereitschaft voraus, das Wissen um den effizienten Prozess, die erfolgversprechende Methode etc. mit anderen zu teilen.
Warum sollte ein Unternehmen das Rad auch zwei Mal erfinden? BPS kann in Zeiten einer wirtschaftlichen Abkühlung helfen, die Kosten zu senken. Schließlich werden eigene Entwicklungskosten eingespart werden können.
BPS als Teil des Benchmarking
BPS spielt bei allen drei Formen des Benchmarking eine Rolle, es gibt jedoch individuelle Unterschiede, die im folgenden zu betrachten sind.
Internes Benchmarking
Im Stile des klassischen Wissensmanagements sucht internes Benchmarking nach dem verborgenen Schatz in den Köpfen der Mitarbeiter. BPS findet hier geradezu ideale Voraussetzungen: zum einen sind die erforderlichen Daten leicht verfügbar, zum anderen besteht ein hohes Maß an Übertragbarkeit der Lösungen, gerade bei im Unternehmen häufig wiederkehrenden Aufgaben.
Benchmarking mit Wettbewerbern
Direkte Wettbewerber haben in der Regel ähnliche Abläufe zu managen wie das eigene Unternehmen. Prinzipiell sind sie also gute Kandidaten für BPS. Das größte praktische Problem stellt jedoch die Datenbeschaffung dar, da sich der Konkurrent kaum ohne weiteres in die Karten sehen läßt. Dennoch bietet sich manchmal die Möglichkeit für einen Tauschhandel: ein Unternehmen gibt dem anderen Informationen, so dass jeder einen Vorteil hat.
Benchmarking mit branchenfremden Organisationen
Bei branchenfremden Organisationen stellt sich das Problem der Datenbeschaffung meist nicht. Schwieriger gestaltet sich dagegen die Übertragung der gefundenen Lösungen auf das eigene Unternehmen. Hier ist die Kreativität des Managements gefragt.
Die fünf Schritte des BPS-Modellsfileadmin/4managers/folien/bestpracticesharing.pdf
- Erster Schritt: Festlegen des Vergleichsobjekts und gegebenenfalls Auswahl des Vergleichsunternehmens
Am Anfang steht die Festlegung des Vergleichsobjekts und möglicherweise schon einiger Vergleichswerte. Möchten Sie ein Produkt, eine Dienstleistung oder einen Prozess vergleichen?
Die Auswahl des richtigen Vergleichsunternehmens muss mit Bedacht geschehen. So sollte z.B. die Verlässlichkeit von Vorabinformationen geprüft werden. Ob ein Unternehmen für das Benchmarking geeignet ist, lässt sich oft erst nach einer Besichtigung entscheiden. Auf jeden Fall sollte der erste Kontakt sorgfältig vorbereitet werden.
- Zweiter Schritt: Messung der eigenen Performance
Die detaillierte Kenntnis der eigenen Produkte und Abläufe ist die Voraussetzung für die Festlegung von Kennzahlen für Verbesserung. Anhand dieser Kennzahlen wird erstens der Vergleich mit dem anderen Unternehmen durchgeführt und zweitens der Abstand zum eigenen Unternehmen bestimmt.
- Dritter Schritt: Identifikation von Best Practices
Die Daten des Vergleichsunternehmens zusammen mit den Kennzahlen führt zur Identifikation von einer oder mehreren Best Practices.
- Vierter Schritt: Gap-Analyse
Die Analyse des Performance-Abstandes, man spricht auch von Gap-Analyse, ermittelt die Gründe für das Abweichen der eigenen Performance von der Best Practice und lotet die Chancen für eine Implementierung aus.
- Fünfter Schritt: Implementierung der Best Practice
Der BPS-Prozess wird abgeschlossen durch die Einführung der Best Practice im eigenen Unternehmen. Bei der Implementierung sind meist Widerstände im Unternehmen zu überwinden, die sich z.B. aus Gewohnheit oder auch einer spezifischen Unternehmenskultur ergeben. Die Implementierung einer Best Practice ist Aufgabe der Strategieverwirklichung.
So entsteht eine BPS-Kultur
Der erste Kontakt
BPS setzt beim Vergleichsunternehmen die Bereitschaft voraus, Know-how mit anderen zu teilen. Um diese Bereitschaft zu wecken und zu erhalten, muss das Verhältnis über die ganze Dauer der Zusammenarbeit sorgfältig gepflegt werden. Vor allem der Kontaktaufnahme zu einem potentiellen Vergleichsunternehmen gebührt in diesem Zusammenhang eine besondere Aufmerksamkeit.
Am Anfang der Kontaktaufnahme steht die Vorstellung des eigenen Unternehmens. Informieren Sie ihr Gegenüber generell über die Abläufe in Ihrem Unternehmen, sprechen Sie über den Sinn und Zweck ihres Benchmarking-Projekts und sagen Sie klar und deutlich, warum gerade dieses Unternehmen für Sie interessant ist.
Mit einem einführenden Fragebogen können Sie sich einen ersten Überblick über das andere Unternehmen schaffen. Die Fragen sollten allerdings Informationen betreffen, die auch Sie zu geben bereit sind. Unter Umständen könnten Sie Ihre eigenen Antworten auf den Fragebogen dem anderen Unternehmen zur Verfügung stellen.
Auf diese Weise besteht auch die Möglichkeit, beim Vergleichsunternehmen Interesse an eigenem Know-how zu wecken, was für ein späteres Tauschgeschäft von Vorteil wäre.
Beispiele von BPS-Communities
Mittlerweile gibt es mehrere Communities und Datenbanken, die BPS ermöglichen sollen. Hier einige Beispiele:
- Best Practice Database.com
Die Datenbank des Unternehmens Best Practice, LLC sammelt die Best Practices von führenden Unternehmen wie GE, Dell, General Motors, Wal-Mart und Hewlett Packard.
- International Benchmarking Clearinghouse des American Productivity & Quality Center (APQC)
Von der herstellenden Industrie über staatliche Behörden bis zu IT-Firmen nutzen die unterschiedlichsten Unternehmen die Möglichkeit des Clearinghouse, miteinander in Kontakt zu kommen und voneinander zu lernen.
- Das BENCHNET von The Benchmarking Exchange
Diese Internet-Datenbank sammelt Informationen über Bestpractices von über 3500 Unternehmen aus rund 60 Staaten.
BPS ein Königsweg?
Obwohl der Grundgedanke von BPS einleuchtend ist, gibt es - gerade vor der Implementierung einer Best Practice - Zweifel, ob hier ein Königsweg beschritten wurde.
Gerade bei global oder multinational operierenden Unternehmen ist kritisch zu prüfen, ob eine Best Practice, die in einem Land effizient ist, auf ein anderes Land eins zu eins übertragen werden kann. Dem könnten Mentalitätsunterschiede oder unterschiedliche Kaufgewohnheiten widersprechen.
Die Einführung einer Best Practice muss außerdem gut vorbereitet sein und von Kommunikationsmaßnahmen für Mitarbeiter begleitet werden. Ansonsten könnten diese die Best Practice als fremdes Diktat auffassen und intuitiv ablehnen.
Links und Literatur
Weitere Informationen und eine Fülle von Fallbeispielen erhalten Sie auf den Homepages der Communities und Datenbanken:
- Best Practice Database
http://bestpracticedatabase.com - BENCHNET:
http://benchnet.com - American Productivity and Quality Center (APQC):
http://www.apqc.org/