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Aufbauorganisation
Aufgaben werden Stellen zugeordnet
"In jeder Organisation gibt es eine Person, die Bescheid weiß. Diese Person muss entdeckt und gefeuert werden, sonst kann die Organisation nicht funktionieren."
Cyril Northcote Parkinson,
britischer Historiker (1909 - 1993)
Ein Unternehmen ist nach bestimmten Prinzipien aufgebaut und hat dementsprechend eine Struktur, mit der die Aufgaben im Unternehmen Stellen zugeordnet werden.
Beispiele für solche Prinzipien, nach denen Unternehmen aufgebaut sind:
- Geschäftsfelder, Geschäftseinheiten (Business Units)
- Profit Center, Cost Center
- Kunden- und Regionalspartenorganisation
- Wholesale, Retail
- Konzernfunktionen, Markenfunktionen
Im früheren Sprachgebrauch der KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) wurde die Aufbauorganisation auch als "Institutionelle Organisation", im neueren Sprachgebrauch nun auch als "Struktur" bezeichnet.
Beispiele der Gliederung durch die Aufbauorganistion im öffentlichen Bereich ist die Verteilung der Aufgaben auf Aktionseinheiten, also insbesondere die Arbeitsteilung durch Bildung von
- Stellen / Dienstposten,
- Referaten,
- Abteilungen
unter Berücksichtigung der Problematik der Leitungsspanne, sowie die Festlegung der Beziehungen zwischen ihnen (Delegation, Strukturtyp).
Beispiel Beiersdorf AG
Unternehmen wie die Beiersdorf AG haben die Anzahl ihrer damaligen Geschäftsfelder in ihrem Logo dokumentiert (BDF mit vier Punkten), 1974 entstehen die Divisionen Kosmetik, Wundpflege; Pharma, Tesa. 1978 wurde das neue Logo kreiert in der Annahme, Beiersdorf werde sich in BDF umbenennen. 1989 wurde ein Strategiewechsel vollzogen: Hautpflege, Wundversorgung, Klebetechnologie waren die drei Geschäftsfelder.
Heute präsentiert sich das Unternehmen im aktuellen Geschäftsbericht mit einem Segment Consumer (Body Care & Health), der TESA AG als 100%ige Tochter und der Beteiligung: BSN Medical GmbH &;Co.
Im Organigramm erkennt man sofort, dass die Strategie "Stärkung der herausragenden Marken" mit einem Markenvorstand umgesetzt ist und somit die vier Punkte ein Relikt aus älteren Zeiten ist.
Und Pharmaunternehmen gliedern gerne nach Indikationsgebiete der Präparate.
Aufgaben sind eng mit Prozessen verknüpft
Aufgaben sind eng mit Prozessen verknüpft, so dass die Ablauforganisation des Unternehmens neben dem Inhalt der Aufgabe auch Zeit und Raum in den Mittelpunkt stellt.
Bei vielen Veränderungen sollte zuerst
- die Strategie,
- dann die Prozesse und schließlich
- die Strukturen verändert werden.
Vielfach stehen Strukturen im Vordergrund, was sich in hierarchisch geprägten Unternehmenskulturen an den Besitzständen festmachen lässt.
Inwiefern Aufgaben zentral oder dezentral wahrgenommen werden ist ein Zustand in einem Unternehmen, der in bestimmten Abständen gezielt verändert wird. Damit werden sowohl die Effektivität als auch die Effizienz gesteigert.
Dargestellt wird die Aufbauorganisation in Organigrammen, welche die Führungsbeziehungen zum Ausdruck bringen und damit dokumentieren soll, wer wen anweisen kann. Dabei sind folgende Unterscheidungen wichtig:
- Linie (eindeutige Führungsbeziehung - Dienstweg)
- Linie mit Querschnittsfunktionen (Funktionsbereiche mit Weisungsrecht, die über Gemeinkostenanteile oder Leistungsvereinbarungen finanziert werden)
- Sparte (divisional) als Cost Center oder Profit Center
- Matrix (Vertikale Einheiten interagieren mit jeder horizontalen Einheit und umgekehrt)
Querschnittsfunktion und Organigramm
Inwieweit eine Organisation eines Unternehmens mit Querschnittsfunktionen gestützt wird, hängt von der Ausrichtung des Unternehmens ab.
Typische Querschnittsfunktionen sind:
- Personal,
- Finance & Controlling,
- Administration,
- IT aber auch der
- Vertrieb oder
- Forschung und Entwicklung.
In einem Organigramm wichtige Bestandteile sind
- Name und Vorname Stelleninhaber,
- Bezeichnung Position, Titel und Entscheidungsbefugnis
- Kostenstelle (Mittelverantwortung),
- Führungsebene (Rang, Rangstufe),
- Führungsbeziehung,
- Kommentare.
Bezeichnung Position, Titel und Entscheidungsbefugnis
Die Bezeichnung kann nur dann interpretiert werden, wenn die Bezeichnung von mindestens zwei weiteren Hierarchieebenen vorliegen. So kann es vorkommen, dass ein Bereichsleiter in einem Unternehmen einem Abteilungsleiter in einem anderen Unternehmen entsprechen kann.
Durch die Globalisierung haben die verwendeten Titel zugenommen und sagen nicht immer etwas über die Stellung im Unternehmen aus, da diese in diesem Bereich ihre eigenen Gesetze bilden dürfen.
Führungsbeziehung
"Solid line" bedeutet disziplinarische und fachliche Führung. "Dotted line" bedeutet fachliche Führung, diese Art von Führungsbeziehung wird in Matrixorganisation verwandt.
Was wer darf, hängt von der Stellenbeschreibung ab und der dazu hinterlegten Aufgabe, Kompetenz, Verantwortung. In keinem Fall entscheidet eine fachlich zugeordnete Führungskraft über den Urlaub oder den Zielerreichungsgrad.
Diese kann dazu Empfehlungen abgeben. Der Mitarbeiter berichtet in jedem Fall die zugeordneten Themen, was so eine Berichtsebene darstellt. Die so dokumentierte formale Organisation unterscheidet sich von der informalen Organisation, die sich durch Projekte, Bürotrackte, Meeting-points, Waschhallen bildet und die Kultur eines Unternehmens maßgeblich mitprägt, so dass Veränderungsprozesse oft an diesen Formen anknüpfen sollten, um möglichst schnell Akzeptanz, Beteiligung und Commitment zu erzeugen.
In den Konzernen werden Führungskräfte ernannt und bestätigt. Beides ist formal z.B. durch kursive Schrift oder normale Schrift zu erkennen.
Kommentare
Es finden sich die Qualitätsmanagementbeauftragten als hochgestellte Zahl in den Kommentaren wieder, freigestellte Betriebsräte wie auch Sonderfälle in den Führungsbeziehungen.
Führungsbeziehung
"Solid line" bedeutet disziplinarische und fachliche Führung. "Dotted line" bedeutet fachliche Führung, diese Art von Führungsbeziehung wird in Matrixorganisation verwandt.
Was wer darf, hängt von der Stellenbeschreibung ab und der dazu hinterlegten Aufgabe, Kompetenz, Verantwortung. In keinem Fall entscheidet eine fachlich zugeordnete Führungskraft über den Urlaub oder den Zielerreichungsgrad.
Diese kann dazu Empfehlungen abgeben. Der Mitarbeiter berichtet in jedem Fall die zugeordneten Themen, was so eine Berichtsebene darstellt. Die so dokumentierte formale Organisation unterscheidet sich von der informalen Organisation, die sich durch Projekte, Bürotrackte, Meeting-points, Waschhallen bildet und die Kultur eines Unternehmens maßgeblich mitprägt, so dass Veränderungsprozesse oft an diesen Formen anknüpfen sollten, um möglichst schnell Akzeptanz, Beteiligung und Commitment zu erzeugen.
In den Konzernen werden Führungskräfte ernannt und bestätigt. Beides ist formal z.B. durch kursive Schrift oder normale Schrift zu erkennen.
Kommentare
Es finden sich die Qualitätsmanagementbeauftragten als hochgestellte Zahl in den Kommentaren wieder, freigestellte Betriebsräte wie auch Sonderfälle in den Führungsbeziehungen.
Fazit
Letztendlich kommt in der Aufbauorganisation zum Ausdruck:
- Ein Leitungssystem (Wer leitet wen an - oder wer führt wen und wer hat welche Führungsspanne?)
- Ein Berichtssystem (Wer hat wem was wie zu sagen? Womit automatisch auch immer eine Art Controlling-Funktion beinhaltet ist)
Am Begriff der Planung kann sehr gut nachvollzogen werden, wie die Aufgabe Planung entlang eines Planungsprozesses Wertschöpfung erzeugt und damit die Aufbauorganisation eng mit der Ablauforganisation verknüpft ist.