Ablauforganisation
Wie, wann, wo, womit wird die Aufgabe erfüllt
"Wie, wann, wo, womit wird die Aufgabe erfüllt?"
Die Ablauforganisation umfasst denjenigen Teil der Organisationsstruktur, der aufbauend auf der Aufbauorganisation ("wer macht was?") weitere Einzelheiten dauerhaft regelt.
Zum Beispiel
- Gliederung der Arbeit in einzelne Schritte,
- zeitliche Reihenfolge der Arbeitsschritte,
- Einsatz von Sachmitteln (Büromaschinen, aber auch Vordrucke, die ein wichtiges Instrument der Ablaufgestaltung sind!),
- räumliche Gliederung des Arbeitsprozesses, usw.
Schwerpunkt ist allerdings die Aufgabenverteilung. Voraussetzung dafür ist die Auseinandersetzung mit der Frage, ob und in welchem Maß die Aktivitäten zur Aufgabenerfüllung geregelt werden sollen. Sowohl die Aufgabenstruktur als auch die Aufgabenziele sind für die Regelungsintensität maßgebend.
Im früheren Sprachgebrauch nach KGSt wurde diese als "funktionale Organisation" bezeichnet. Heute wird gerne von Prozessorganisation oder auch Geschäftsprozessoptmierung gesprochen. Vor allem dann, wenn man der Ablauforganisation einen zeitlichen und sachlichen Vorrang vor der Gestaltung der Aufbauorganisation eingeräumt , um Gestaltungspotenziale voll auszugeschöpfen.
Jedoch hat sich die klassische Zweiteilung in Aufbau- und Ablauforganisation ausschließlich im deutschsprachigen Raum durchgesetzt.
In der praktischen Organisationsgestaltung sind beide schwer trennbar sind. Denn Aufbauorganisation und Ablauforganisation stehen in einem Abhängigkeitsverhältnis zueinander. Sie betrachten gleiche Objekte nur unter verschiedenen Aspekten:
- Die Aufbauorganisation beschäftigt sich mit der Bildung von organisatorischen Potentialen,
- die Ablauforganisation mit dem Prozess der Nutzung dieser Potentiale.